Akce je nutno vkládat minimálně s tříměsíčním předstihem, aby nedocházelo k nežádoucím kolizím významnějších akcí, doporučujeme termín dřívější. Vložený záznam prochází kontrolou správnosti zadaných informací i případných termínových kolizí vědeckým sekretářem společnosti, v seznamu odborných akcí se objeví se zpožděním po ukončení tohoto procesu.
